MANAJEMEN SUMBER DATA

MANAJEMEN SUMBER DATA

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ISLAM MAJAPAHIT

LANDASAN TEKNIK DARI MANAJEMEN BASIS DATA

1.1              Manajemen Basis Data

Bayangkan bagaimana sulitnya mendapatkan informasi apa pun dari suatu system informasi jika data disimpan dengan cara yang tidak terorganisasi atau apabila tidak ada cara sistematis untuk mengambilnya? Untuk itu, seluruh system informasi, sumber data harus harus diorganisasi dan terstruktur dalam beberapa cara yang logis, sehingga mereka dapat diakses dengan mudah, diproses dengan efisien, diambil dengan cepat,dan dikelola dengan efektif. Struktur data dan metode akses berkisar dari sederhana sampai kompleks telah disusun untuk mengorganisasi dan mengakses data yang tersimpan di dalam system informasi dengan efisien. Sebagian pengembang basis data mempertimbangkan mengakses data menjadi akhir usaha dari dunia basis data, dan memahami bagaimana data tersebut disimpan, dan diakses dapat membantu pelaku bisnis meraih nilai strategis yang lebih besar dari sumber data organisasinya.

1.2              Konsep Data Fundamental

Kerangka kerja konseptual dari beberapa level data telah disusun berbeda di antara kelompok yang berbeda, atau elemen data. Oleh sebab itu, data secara logis dapat diorganisasi menjadi :

a.       Karakter

Elemen data logis yang paling mendasar adalah karakter, yang terdiri atas alphabet tunggal, numeric atau symbol lainnya. Dari sudut pandang pengguna (yaitu, dari logika sebagai lawan fisik atau perangkat keras tampilan data), sebuah karakter adalah elemendata logis yang paling mendasar yang dapat diobservasi dan dimanipulasi.

b.      Bidang

Sebuah bidang terdiri atas pengelompokan karakter yang terhubung. Secara spesifik, satu bidang data mewakili satu atribut (sebuah karakter atau kualitas) dari beberapa entitas (objek, orang, tempat, atau acara).

c.       Catatan

Semua bidang yang digunakan untuk menggambarkan atribut dari entitas dikelompokkan dalam bentuk sebuah catatan. Jadi suatu catatan mewakili suatu koleksi atribut yang menggambarkan satu contoh dari entitas. Catatan field-length berisi satu angka tetap dari bidang data yang panjangnya tetap. Catatan variable-length terdiri dari angka variable dari bidang dan field-length.

Normalnya, bidang pertama dalam satu catatan digunakan untuk menyimpan beberapa jenis pengidentifikasian unik (kunci primer) untuk catatan tersebut. Nilai dari kunci primer dapat menjadi apa pun yang akan bertindak mengidentifikasi secara unik satu contoh dari entitas dan membedakannya dari yang lain.

d.      Arsip

Suatu kelompok catatan terkait adalah arsip (terkadang merujuk pada sebuah table atau arsip biasa). Apabila ia tersendiri dari arsip lain yang terkait dengannya, satu table tunggal mungkin dirujuk sebagai arsip biasa. Sebagai poin dari akurasi , istilah arsip biasa mungkin didefinisikan, baik secara sempit maupun lebih luas. Terlepas dari nama yang digunakan, pengelompokkan apa pun yang terkait catatan dalam bentuk tabulasi (bentuk baris dan kolom) itulah yang disebut arsip.

e.       Basis Data

Suatu basis data adalah kumpulan teritegrasi dari elemen data terkait yang logis. Data yang disimpan dalam basis data adalah program aplikasi mandiri yang menggunakannya dan jenis perangkat penyimpanan dimana mereka disimpan. Jadi, basis data berisi elemen data yang menggambarkan entitas  dan hubungan diantara entitas.

1.3              Struktur Basis Data

Lima struktur basis data fundamental adalah :

1.      Struktur Hierarki

Dimana hubungan antara catatan dari hierarki atau struktur seperti pohon. Dalam model hierarki  tradisional, semua catatan tergantung dan diatur dalam struktur multilevel, terdiri dari satu akar catatan dan jumlah apa pun dari level  bawahan.

2.      Struktur Jaringan

Struktur jaringan dapat mewakili hubungan logis yang kompleks dan masih digunakan oleh beberapa mainframe paket DBMS. Ia memudahkan hubungan banyak ke banyak di antara catatan; yaitu model jaringan yang dapat mengakses elemen data dengan mengikuti satu dari beberapa jalur karena elemen data apa pun atau catatan terkait dengan angka apa pun dari elemen data lainnya.

3.      Struktur Relasional

Dalam struktur relasional semua elemen data dalam basis data ditampilkan seperti tersimpan dalam bentuk tabel dua dimensi yang sederhana, terkadang merujuk sebagai hubungan.  Tabel di dalam basis data relasional adalah arsip data yang memiliki baris dan kolom. Masing – masing baris mewakili sebuah catatan tunggal di arsip, dan masing – masing kolom mewakili satu bidang. Perbedaan utama antara arsip datar dan basis data adalah bahwa arsip data dapat menspesifikasikasi atribut data spesifik untuk satu arsip. Sebaliknya, sebuah basis data dapat menspesifikasi atribut data untuk beberapa arsip secara simultan dan dapat terhubung dengan berbagai elemen data di satu arsip ke mereka di satu atau beberapa arsip lainnya.

Operasi Relasional

        Tiga operasi dasar yang dapat di tampilkan pada basis data relasional untuk menciptakan susunan data yang berguna.  Pilihan operasi di gunakan untuk menciptakan subsusunan dari cacatan yang sesuai dengan kriteria yang di tetapkan. Cara lain untuk memikirkan pilihan operasi adalah bahwasanya pilihan operasi secara temporer membuat sebuah tabel dimana barisnya memiliki catatan yang sesuai kriteria seleksi.

        Operasi pengabungan dapat digunakan untuk mengombinasikan dua atau lebih tabel secara temporer, sehingga seorang pengguna dapat melihat data yang relevan dalam bentuk tampilan yang sepertinya semua ada dalam satu tabel besar. Akhirnya, operasi proyek yang di gunakan untuk menciptakan subsusunan dari kolom yang berisi tabel temporer yang diciptakan oleh operasi pilihan dan penggabungan.

4.      Struktur Multidimensional

Model multidimensional adalah variasi dari model relasional yang menggunakan struktur multidimensional untuk  mengorganisasi data dan mengekspresikan hubungan antara data. Masing – masing sel dalam struktur multidimensional berisi data agregat yang berhubungan dengan elemen sepanjang masing – masing dimensinya. Manfaat utama dari basis data multidimensional adalah struktur ini memberikan cara yang rapi dan mudah untuk di pahami untuk menvisualisasi dan memanipulasi elemen data yang memiliki banyak interrelas.

5.      Struktur Berorientasi Objek

Model ini dianggap sebagai salah satu teknologi kunci dari generasi aplikasi multimedia baru berbasis situs. Kemampuan melingkupi memudahan model berorientasi objek untuk menangani jenis data kompleks (grafis, gambar, suara, dan teks) lebih mudah daripada struktur basis data lainnya. Model berorientasi objek juga mendukung pewarisan, yaitu, objek baru yang secara otomatis diciptakan untuk mereplikasi beberapa atau seluruh karakteristik dari satu atau ebih objek induk. Sebagai contoh, teknologi objek memudahkan perancang untuk mengembangkan desain produk, menyimpannya sebagai objek dalam basis data berorientasi objek, dan replika serta memodifikasinya untuk menciptakan desain produk baru.

            Evaluasi Struktur Basis Data

Struktur data hierarki adalah model alami untuk basis data yang digunakan untuk strukturnya, karakteristik pengolahan jenis transaksi rutin dari banyak operasi bisnis di tahun – tahun awal pengolahan dan komputasi data. Basis data relasional memungkinkan pengguna akhir menerima informasi dengan mudah dalam merespon permintaan khusus. Batasan utama dari model relasional adalah system menejemen basis data relasional tidak dapat mengolah transaksi bisnis dalam jumlah besar secepat dan seefisien seperti model berbasis hierarki dan jaringan; mereka juga tidak dapat mengolah aplikasi bervolume tinggi yang kompleks seperti model berorientasi objek.

1.4              Pengembangan Basis Data

Informasi system menejemen berbasis data untuk mengembangkan dan menspesifikasi konten data, hubungan, dan struktur dari masing – masing basis data, sebagaimana memodifikasi spesifikasi basis data seperti ini di katalogkan dan di simpan di sebuah basis data dari definisi dan spesifikasi data yang di sebut kamus data, atau gudang metadata.

Kamus data adalah katalog menejemen basis data atau direktori yang berisi metadata (misalnya data dari data). Pengelola basis data dapat meminta kamus data untuk melaporkan status dari aspek apapun dari metadata perusahaan. Membangun basis data dari jenis data yang kompleks berskala besar bisa menjadi tugas yang rumit. Pengelola basis data dan analis desain basis data bekerja dengan penguna akhir dan analis system untuk memodelkan proses bisnis dan data yang mereka butuhkan. Kemudian, mereka dapat memastikan (1) definisi data apa yang sebaiknya di masukkan ke basis data dan (2) struktur atau hubungan apa yang sebaiknya ada diantara elemen data.

Perencanaan Data dan Desain Basis Data

            Pengembangan basis data bisa dimulai dengan proses data perencanaan atas – bawah. Selanjutnya, penguna akhir harus mengidentifikasi kunci elemen data yang di butuhkan untuk melaksanakan aktifitas bisnis spesifiknya. Langkah ini secara teratur melibatkan pengembangan diagram hubungan entitas (entity relationship diagram – ERD ) yang sebagai model hubungan diantara banyak entitas yang terlibat dalam proses bisnis.

Beberapa pengguna menampilkan bagian utama dari proses model data, selama hubungan antara elemen data teridentifikasi. Model data ini kemudian bertindak sebagai kerangka kerja desain logis ( disebut skema dan subskema ). Kerangka kerja ini menentukan desain fisik basis data dan pengembangan program aplikasi untuk mendukung proses bisnis organisasi. Ingatlah bahwa model data mewakili tampilan logis dari data dan hubungan dari basis data. Desain basis data fisik mengambil tampilan fisik data (juga disebut tampilan internal) yang mengambarkan bagaimana data disimpan secara fisik dan diakses pada perangkat penyimpanan system komputer.

BAGIAN II

MENGATUR SUMBER DATA

2.1       Manajemen Sumber Data

                        Data merupakan sumber daya yang penting bagi organisasi yang perlu dikelola seperti akses bisnis penting lainnya. Itulah sebabnya organisasi perlu untuk mempratekkan manajemen sumber data, yaitu sebuah aktifitas manajerial yang menerapkan teknologi system informasi, seperti manajemen basis data, gudang data, dan alat manajemen data lain yang menjadi tugas mengelola sumber data organisasi untuk menyesuaikan dengan kebutuhan informasi dari pemengang saham dalam organisasi tersebut.

2.2       Jenis – Jenis Basis Data

1.      Basis data operasional

Data operasional menyimpan data terperinci yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis dan operasi perusahaan.

2.      Distribusi basis data

Distribusi basis data bisa berada di jaringan server di berbagai situs di dunia, pada intranet dan ekstranet korporat, atau pada jaringan perusahaan lain. Distribusi basis data mungkin menyalin basis data operasional atau analitis, basis data hypermedia atau basis data diskusi, atau jenis basis data lainnya.

Distribusi basis data memiliki kelebihan dan kekurangan. Satu kelebihan utama adalah sebuah distribusi basis data berada dalam perlindungan basis data yang berharga. Kelebihan lain di temukan pada kebutuhan penyimpanan yang mungkin didistribusikan ke basis data yang lebih kecil berdasarkan beberapa hubungan logis antara data dan lokasi.

Adapun kekuragan utamanya adalah mempertahankan akurasi data dalam mendistribusikan basis data kebeberapa lokasi. Perubahan apapun atas data disatu lokasi harus di perbarui dengan cara replikasi atau duplikasi. Kekurangan lain yaitu berhubungan dengan daya komputasi ekstra dan lebar jalur distribusi yang di perlukan untuk akses beberapa basis data di beberapa lokasi.

3.      Basis data eksternal

Akses ke informasi yang kaya dari basis data eksternal dengan tarif dari layanan komersial online dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber situs di seluruh dunia. Situs menyediakan berbagai halaman tauatan yang tidak berujung dari dokumen multimedia di basis data hypermedia agar dapat mengaksesnya.

4.      Basis data hypermedia

Basis data hypermedia terdiri atas halaman tautan multimedia (text, grafis, dan tampilan foto, klip video, segmen audio, dll). Yaitu, dari sebuah sudut pandang manajemen basis data, susunan halaman multimedia interkoneksi di sebuah situs adalah sebuah basis data dari elemen halaman hypermedia interrelasi, daripada catatan data interrelasi.

2.3       Pergudangan Data dan Pengalihan Data

                        Suatu pergudangan data menyimpan data yang telah di ekstraksi dari berbagai operasional , eksternal, dan basis data lainnya dari organisasi. Pergudangan data bisa di bagi lagi menjadi data pasar, yang memegang subsusunan data dari gudang yang berfokus pada aspek spesifik dari sebuah perusahaan, seperti satu departemen, atau satu proses bisnis.

Data dari berbagai operasional dan basis data yang di tangkap, dibersihkan, dan ditransformasi menjadi data yang lebih baik untuk digunakan dalam analisis. Proses akuisisi ini bisa memasukkan aktivitas seperti mengonsolidasi data dan beberapa sumber, menyaring data yang tidak diinginkan, mengoreksi data yang tidak benar, mengubah data menjadi elemen data baru, atau mengumpulkan data menjadi subsusunan data baru.

Data – data ini kemudian disimpan di gudang data perusahaan, yang dapat dipindahkan ke dalam pasar data atau penyimpanan data analitis yang menyimpan data dalam bentuk yang lebih berguna untuk jenis – jenis tertentu dari analisis. Metadata (data yang menentukan data di gudang data) yang disimpan di repository metadata dan dikatalogkan oleh sebuah direktori metadata. Akhirnya, berbagai alat perangkat lunak analitis yang beragam dapat diberikan ke permintaan, laporan, penggalian, dan pengguna akhir bisnis.

                        Penggalian Data

Penggalian data adalah penggunaan utama dari gudang data dan data statistik yang disajikan. Penggalian data dapat menemukan kolerasi baru, pola, dan tren dalam jumlah data bisnis yang luas (seringnya beberapa terabyte data) tersimpan di gudang data. Sebagai contoh, banyak perusahaan menggunakan penggalian data untuk :

·         Melaksanakan analisis keranjang pasar untuk mengidentifikasi bundle produk baru.

·         Mencari akar penyebab masalah kualitas atau pabrikasi.

·         Mencegah gesekan antarpelanggan dan memperoleh pelanggan baru.

·         Menjual silang ke pelanggan yang sudah ada.

·         Membuat profil pelanggan dengan lebih akurat.

2.4       Pengolahan Arsip Tradisional

Dalam pendekatan arsip tradisional yang digunakan dalam pengolahan data bisnis selama bertahun – tahun, masing – masing aplikasi bisnis dirancang untuk menggunakan satu atau lebih arsip data terspesialisasi yang berisi jenis catatan data spesifik.

Masalah dalam Pengolahan Arsip :

a.       Redundasi data, menyebabkan masalah ketika data telah diperbarui karena program pemeliharaan arsip terpisah sehingga banyak inkonsistensi yang terjadi di antara data yang tersimpan dalam arsip yang terpisah.

b.      Kekurangan integrasi data, pengambilan arsip mandiri yang berbeda dinilai terlalu sulit, memakan waktu, dan memakan biaya untuk beberapa organisasi yang tidak mungkin menyediakan pengguna akhir atau manajemen dengan informasi seperti ini.

c.       Ketergantungan data, perubahan dalam format dan struktur data dan catatan dalam sebuah arsip membutuhkan perubahan dilakukan ke seluruh program yang menggunakan arsip tersebut. Usaha pemeliharaan program ini adalah beban utama dalam system pengolahan arsip.

d.      Kekurangan dalam integritas dan standarisasi data, perbedaan penetuan elemen data menyebabkan masalah inkosistensi serius dalam program pengembangan untuk mengakses data dan integritas dari data menjadi dicurigai katena disana tidak ada kendali atas penggunaan dan pemeliharaan oleh pengguna akhir yang sah.

2.5       Pendekatan Manajemen Basis Data

Pendekatan manajemen basis data dipahami sebagai fondasi dari metode modern untuk mengelola data organisasional. Pendekatan manajemen basis data mengonsolidasi catatan data, yang sebelumnya memegang arsip terpisah, ke basis data yang dapat diakses oleh banyak program aplikasi yang berbeda.

System Manajemen Basis Data

System manajemen basis data (database management system - DBMS) merupakan alat perangkat lunak utama dari pendekatan manajemen basis data karena ia mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan penggunaan basis data dari sebuah organisasi dan pengguna akhirnya. Tiga fungsi utama dari system manajemen berbasis data adalah (1) membuat basis data baru dan aplikasi basis data, (2) untuk memelihara kualitas data di dalam organisasi basis data, dan (3) menggunakan basis data dari sebuah organisasi untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna akhir.

Pengembangan basis data melibatkan konten penetapan dan pengorganisasian konten, hubungan, dan struktur data yang diperlukan untuk membangun sebuah basis data. Pengembangan aplikasi basis data melibatkan penggunaan sebuah DBMS untuk mengembangkan prototype dari permintaan, bentuk, laporan, dan halaman situs untuk sebuah aplikasi bisnis yang diinginkan. Pemeliharaan basis data mengikutsertakan penggunaan system pengolahan transaksi dan alat lainnya untuk menambahkan, menghapus, memperbarui, dan mengoreksi data di dalam basis data.

                        Penyelidikan Basis Data

Kemampuan penyelidikan basis data adalah manfaat utama dari pendekatan manajemen basis data. Pengguna akhir dapat menggunakan DBMS dengan meminta informasi dari sebuah basis data menggunakan sebuah fitur permintaan atau sebuah laporan pembangkit. Fitur bahasa permintaan memudahkan menyediakan respos cepat untuk permintaan data khusus. Fitur laporan pembangkit memudahkan untuk menspesifikasi sebuah format laporan untuk informasi yang ingin disusun sebagai sebuah laporan.  

                        Pemeliharaan Basis Data

Proses pemeliharaan basis data dicapai melalui system pengolahan transaksi dan aplikasi pengguna akhir lainnya, dengan dukungan DBMS. Basis data dari sebuah organisasi membutuhkan pembaruanberkesinambungan untuk merefleksikan transaksi bisnis baru dan peristiwa lainnya.

                        Pengembangan Aplikasi

Pengguna akhir, analis system, dan pengembang aplikasi laindapat menggunakan bahasa pemrograman 4GL dan membuat alat pengembangan perangkat lunak yang diberikan oleh banyak paket DBMS untuk membangun program aplikasi umum. DBMS juga membuat pekerjaan dari pengembang aplikasi perangkat lunak menjadi lebih mudah, karena mereka tidak harus mengembangkan prosedur penanganan data terperinci menggunakan bahasa pemrograman konvensional di setiap saat mereka menulis sebuah program.